文件跟踪管理解决方案

2018-07-23 18:42:47 25

方案目的:

  文件档案的追踪和管理, 尤其加强对重要档案夹的管理,更加快速地进行文件定位,更加轻松地追踪敏感文件,确保只有经过授权的人员能够获取重要文件,缩短查找文件的时间,降低丢失文件所造成的财务和法律影响。

方案的实施:

  每个文件或文件夹都贴有一个RFID智能标签,这个标签包含独一无二的ID和可读信息。当文件被放入带有RFID功能的借出/归还托盘中时,表示文件夹的独一无二的ID就会被采集到并被发送至数据库,同时文件清单在任何时候都会被保留。RFID手持终端可帮助用户快速找到特定文件并且在需要时进行库存盘点。在查找过程中,一旦在特定位置的文件被定位,就会触发可闻可视报警。另一方面,有了具备WiFi 功能的移动装置,所有采集到的库存盘点数据都被同步发送至文件追踪系统的中央数据库用于验证目的。

系统结构图:

  RFID技术彻底改变了文件追踪的方式, 此解决方案特别适用于那些需要保存高价值文件(文件暂时丢失或永久丢失将会对其带来严重后果)的机构。例如,政府部门、金融和医疗机构以及律师事务所等。